Détail d'une fiche Article de sollo
Fonctionnement d'une Fiche Article
Comme pour les contacts et les actions, la partie haute du formulaire des Articles contient les données fixes quelqu'en soit le type.
La partie basse contient vos informations - paramétrées en fonction de vos besoins personnels.
Nous verrons plus bas le contenu des Onglets de la fiche Article.
1 - Le type de l'article : c'est lui qui conditionne, comme pour les contacts, la nature des données complémentaires. Il y a certain type réservés comme les fomules courrier que nous détaillons ici.
2 - Le Code - identifie de façon unique vos articles
Le code de chaque article, comme pour les contacts, est une donnée fondamentale, car c'est par ce code que vous accèderez généralement à vos articles. Pensez à trouver des codes mnémotechniques plutôt que des codes chiffrés. La longueur de ce code est de 50 caractères : vous pouvez donc trouver des solutions - (conventions) les plus simples possible à se souvenir :
Ce code n'accepte pas les homonymes. Vous ne pourrez pas avoir 2 articles portant le même code.
3 - MapMonde : (menu) - ce bouton permet de rajouter (menu) à la fin de la référence (du code de l'article) - ainsi le lien hypertexte (lien vers le Document lié 7 ) sera affiché sur l'ongle Accueil de sollo. Vous pouvez ajouter une vigntaine de liens vers des documents ou des sites internet auxquels vous accèdez régulièrement. Ils seront toujours sous la main, sur la page de garde de sollo.
4 - Date de l'article : le petit bouton à droite permet de sélectionner une date sur un calendrier. (par défaut il s'agit de la date de création). Cette notion n'est pas forcément utile pour tous les types d'articles. Par défaut il s'agit de la date du jour - matérialisant par défaut la date de saisie de l'article.
5 - Le contact : ici on renseigne le code du contact concerné par l'article (par exemple le fournisseur d'un produit, ou l'éditeur d'un site internet...)
6 - Le dossier : ici on renseigne le code du dossier concerné par l'article
7 - Le document lié à l'article : il est possible ici de raccrocher à chaque article un document externe à Sollo : un document Word, un tableau Excel, une photo, une vidéo, un document Pdf... le bouton à droite permet de parcourir vos disques pour raccrocher le document à l'article en cours. Cette fonction trouve toute sa dimension lorsque le pôle Article est utilisé en tant que base documentaire. Dans le descriptif vous remplirez les mots clef du document par exemple, et prendrez soin de lier le document final via le lien hypertexte disponible ici.
8 - Stock : indique la valeur en temps réel du stock du produit. Evidement cette information n'est intéressante que dans le cas d'un Article de type Produit Stockable.
9 - Utilisateur ayant saisi l'article, il peut être changé pour affecter l'article un autre utilisateur.
10 - Case OK : Elle sert à ce que vous voulez.
11 - Le descriptif de l'article : descriptif d'un produit, résumé d'un contrat, libellé d'un document multimédia...
Pour les formules courrier, c'est ici qu'il faut remplir la formule. Par exemple pour vos introduction de courrier en réponse à une demande de documentation : » Madame, Monsieur, je vous prie de trouver ci-joint notre meilleure proposition relative ... ».
12 - Données Complémentaires :
Ces autres données, dites complémentaires, sont totalement paramétrables et spécifiques à chaque type d'Articles- vous pouvez en rajouter, en supprimer ou en modifier à volonté.
Avec sollo, vous pouvez donc très facilement et très rapidement paramétrer vos fiches articles avec des informations qui vous sont propres.
Il suffit de taper le libellé de votre nouveau champ (nouvelle question - nouvelle données) en face du type désiré pour la réponse (du texte 12, des chiffres 13, une date 14, une case à cocher 15, un mémo - sur onglet Commentaires) - Cette question devient alors légion sur toutes les fiches contacts de même type.
Un paramétrage complet permet de définir des valeurs par défaut, les saisies obligatoires... Vous pouvez rajouter également des listes déroulantes (choix multiples) sur les zones de textes, et des formules de calcul sur les zones numériques - Voir paramétrage des pôles.
16 - Chemps de type mémo - texte illimité - la question se saisi au dessus des 3 mémos possibles (Ici dans l'exemple ci-dessus la descriptif dur produit en 3 autres langues)
17 - Position du produit sur la Caisse enregistreuse de sollo, et le libellé court à affiché sur le bouton de la caisse. cette fonction est liée au fonctionnement da la Caisse de sollo / gestion de point de vente (plus de détail ici).
18 - Compte de Vente et d'Achat par défaut pour la comptabilisation des pièces de ventes et d'achat de ce produit. cette liste déroulante est liée au plan comptable de sollo. Il n'y a aucun contrôle - donc attention de bien paramétrer cette information avec votre expert-comptable.
Onglet Description Elargie : permet d'avoir une visualisation plus grande de la zone description - pratique pour les intitulés de produit très longs ou les formules courriers.
Onglet - Articles Liés : Gestion des nomenclature de produits essentiellement.
Onglet Pièces : Visualisation des pièces commerciales sur lesquelle la référence a été affectée. Les factures, commandes, BL... où figure cet article, ce produit.
Onglet Photos : Possibilité de rattacher 2 photos à la fiche Article (au produit).